Perspektif.co.id - Jangan mepet ngurus visa kalau nggak mau liburan atau perjalanan bisnis berubah jadi drama. Menjelang periode padat perjalanan (peak season), VFS Global mengingatkan pemohon dari Indonesia agar mengajukan permohonan lebih awal, teliti mengisi data, dan memastikan dokumen pendukung rapi—karena kesalahan kecil bisa berujung penundaan, bolak-balik kelengkapan, bahkan penolakan.
Peringatan itu disampaikan Chief Operating Officer (COO) Australasia, China, dan RCIS VFS Global, Simon Peachey, dalam agenda media briefing di kawasan Senayan, Jakarta, Selasa (20/1/2026). Simon menekankan kebiasaan “mengurus mendadak” bukan cuma bikin proses rawan tersendat, tapi juga meningkatkan risiko pemohon menjadi sasaran penipuan yang memanfaatkan situasi terdesak. “Pengajuan visa yang terlalu dekat dengan tanggal keberangkatan bukan hanya berisiko tertunda, tetapi juga membuat pemohon lebih rentan terhadap oknum penipu yang memanfaatkan situasi mendesak,” ujar Simon.
VFS Global menegaskan posisinya sebatas mitra layanan administrasi bagi sejumlah pemerintah asing, sementara keputusan tetap berada pada kedutaan atau konsulat negara tujuan. “Tugas VFS Global hanyalah memastikan aplikasi terkirim ke kedutaan. Begitu dokumen diserahkan, hasil sepenuhnya berada di bawah kendali klien (pemerintah negara tujuan) atau pihak kedutaan. VFS Global sama sekali tidak memiliki pengaruh terhadap keputusan tersebut,” kata Simon.
Dalam konteks itu, ada lima hal yang paling sering menentukan apakah pengajuan visa berjalan mulus atau justru “nyangkut”.
Pertama, ajukan sejak rencana perjalanan sudah solid. Banyak negara membuka pengajuan sejak jauh hari, bahkan sampai enam bulan sebelum keberangkatan untuk skema tertentu. Untuk visa Schengen, misalnya, pengajuan umumnya bisa dilakukan paling awal enam bulan (180 hari) sebelum perjalanan. (Kementerian Luar Negeri Republik Ceko) Prinsipnya sederhana: makin dekat dengan tanggal terbang, makin sempit ruang untuk perbaikan bila ada dokumen kurang atau diminta tambahan.
Kedua, pastikan semua informasi di formulir benar-benar sama dengan dokumen asli. Kesalahan yang terlihat sepele—seperti urutan nama, nomor paspor, atau tanggal lahir yang tidak identik dengan paspor—bisa memicu penerbitan visa dengan data keliru atau membuat petugas meminta klarifikasi tambahan. (VFS Global) Di fase ramai pemohon, “klarifikasi tambahan” ini sering berarti waktu proses makin panjang.
Ketiga, perhatikan standar foto yang diminta negara tujuan. Untuk banyak permohonan (terutama kategori tertentu seperti Schengen), foto biometrik punya ukuran dan karakter yang spesifik—umumnya 35x45 mm, latar belakang polos terang/putih, dan foto terbaru (tidak lebih dari 6 bulan). Foto yang tidak sesuai format kerap jadi alasan berkas dianggap belum lengkap, sehingga pemohon harus mengulang pengumpulan dokumen.
Keempat, disiplin soal kelengkapan dokumen—jangan “nebak-nebak” pakai daftar umum. VFS Global menekankan pentingnya memakai checklist khusus negara tujuan, karena tiap negara bisa punya persyaratan yang berbeda, dan satu dokumen yang hilang saja dapat membuat aplikasi dianggap tidak lengkap. (VFS Global) Cara paling aman: buat checklist versi kamu sendiri sebelum hari pengajuan, lalu cocokkan satu per satu (paspor, formulir, foto, tiket/itinerary, bukti akomodasi, asuransi bila diminta, dan dokumen finansial).
Kelima, siapkan rekening koran sesuai syarat—termasuk bila harus diautentikasi. VFS Global mencatat sebagian negara meminta rekening koran yang “duly attested”, dan kelalaian dalam pengesahan/attestasi sering jadi kesalahan umum yang memperlambat proses. (VFS Global) Dalam beberapa daftar dokumen visa tertentu bahkan disebutkan rekening koran perlu “original stamped and signed by the bank”. Artinya, sebelum berangkat ke pusat aplikasi/kedutaan, pemohon sebaiknya memastikan format rekening koran yang dibawa sudah mengikuti ketentuan negara tujuan (misalnya periode mutasi, cap/stempel bank, dan tanda tangan pejabat bank bila dipersyaratkan).
